FAX送付状 書き方 例文【簡単・見積り・請求書・個人・社内・見積依頼】
FAX送付状といえば、ファックスを送る時につける表紙のような役割です。
誰から誰に書いたものか、どのような書類をファックスで流しているのか本文の概要をFAX送付状であらかじめ通知しています。
受け取るほうもFAX送付状を読むことで、何についてのファックスなのか最初にわかるでしょう。
また、何枚か明記しておくことで、漏れなくファックスが送られているかも確認できます。
FAX送付状に書く項目
FAX送付状には次のようなことを書きます。
- 宛先の名前
- 送信年月日
- 何枚贈るか
- 季節の挨拶
- 送り主
- 送付内容
- 備考
FAX送付状のエクセルのテンプレートが使えます
FAX送付状のサンプルやテンプレートは、webサイトで探してみると案外多いことに気づくでしょう。
例えば下記では、エクセル版のテンプレートを無料で配布しています。
https://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/fax.html
日付や宛名、送り主の部分は空欄になっているので、エクセルで入力して印刷してもいいですし、印刷してから手書きしてもOKです。
使いやすいでしょう。
ビジネスマナーとして、ファックス文書の本文だけをいきなり送ってしまうのはマナー違反になるんですね。
必ずFAX送付状を表紙としてつけて、2枚目から本文になります。
これがビジネス界の常識ですので、知らないとマイナスになるでしょう。
尚、FAX送付状は海外にファックスする時にも有効です。
いきなり本題に入るのではなく、まずはFAX送付状を添えましょうね。
FAX送付状を個人で作る場合に、フォーマットがないとどう作ればいいか戸惑うでしょう。
特に初めてFAX送付状を使う人にとっては、FAX送付状作成は厄介な作業かもしれません。
そんな時、FAX送付状のテンプレートが役立つのですね。
テンプレートがあると簡単に出来上がるでしょう。
自分で書式を考えるまでもなく、すでにフォーマットができあがっていますからね。
FAX送付状の書き方に困ってしまったら、例文を参考にするのもいいでしょう。
とりわけ挨拶の部分は自分で考えるより、例文に倣って書いたほうが、滑らかな文章になりそうです。
例文はこちら
https://template.the-board.jp/example_sentence/article/example_sentence_quotation_cover_letter
https://template.the-board.jp/example_sentence/article/example_sentence_quotation_cover_letter
書き方の詳細はこちら
FAX送付状は見積り書送付や見積依頼の時も使う
ビジネスシーンでFAX送付状を送る時は、見積依頼する時や、見積書をお客さんに送る時です。
簡単に見積書の報告ができますし、お客さん側もファックスで気軽に見積依頼ができるのです。
電話やメールをするまでもなく、ファックスで簡単にできるわけです。
ネットが普及していますから、ファックスアナログ傾向で廃止に向かっていますが、役立つ時はいまだにあります。
まとめ
いかがでしたか？
ファックスを扱っている企業なら、あなたが会社を代表としてファックスを顧客や取引先に送付するシーンは出てくるかもしれません。
電子メールでのコミュニケーションが増えていますが、まだファックスの需要はあります。
ですが、今の若い世代は、ファックスにあまり親しんでおらず、FAXに送付状をつけることすら知らないかもしれません。
もしFAX送付状をつけずに送ってしまったら失礼ですので、ファックスを使わないにしても知っておいたほうがいいでしょう。
FAX送付状作成も社内文書作成と同じで、マナーに則っていなければできないヤツと思われてしまうかも。
FAXに送付状のポイントや概要も、ぜひ心得ておきましょうね。