顛末書 テンプレート【無料ダウンロード・word・時系列・エクセル・社外・登録なし】
顛末書（てんまつしょ）とは、業務でトラブルが起こった時、商品やサービスに不備があった時に書くことがあります。
上司や会社に対して、状況説明をするための書類です。
社外向けに書くこともあります。
トラブルの内容や、どうして起こったのか？という原因を記載するのですね。
経緯を説明する書類であることからも、顛末書のほか「経緯書」と呼ばれることもあります。
顛末書のwordテンプレートはこちらから
https://www.bizocean.jp/doc/howto/266/
wordで顛末書を作成する時は、上記のサイトから登録なしでダウンロードできます。
書き方の見本も掲載しているので、初めて顛末書を書く人も安心でしょう。
エクセルテンプレートで顛末書が欲しい時
顛末書のエクセル版のフォーマットが欲しいあなたは、下記から無料ダウンロードできるでしょう。
https://templateexcel.com/blog-category-74.html
顛末書は始末書と間違えやすい
顛末書は始末書とよく似ていて、同じものと間違われやすいです。
厳密にいうと、始末書と顛末書は違う意味です。
顛末書は、トラブルの経緯を説明するためのもので、謝罪や反省文は加えません。
顛末書は事実だけ淡々と書いていけばいいのです。
一方で始末書は、トラブルの責任や謝罪、反省文を記載します。
わかりやすくいうなら、始末書は「反省文」なんです。
自分の過失、責任でトラブルや業務上の事故が発生した時、始末書を書くことが多いでしょう。
顛末書に感情は不要！時系列で事実を述べていく
始末書は反省文や謝罪の言葉を載せるため、感情が入ってしまいます。
ですが、顛末書は一切感情はいりません。
トラブルが起こった経緯を伝えるための書類なので、淡々と経緯を時系列で解説していけばいいのです。
顛末書に含める項目
- いつ
- どこで
- 何が起こったか
- 被害の内容
- 対処したこと
- 今後の再発防止として何をするか
- 担当者の見解
先ほど、顛末書には感情は不要と書きましたが、もし個人的な考えやコメントを入れる場合は、一番最後の「担当者の見解」のところに書きます。
顛末書のフォーマットにもよりますが、見解の部分はあってもなくてもいいものです。
必須ではありません。
ですが、あったほうがより丁寧でしょう。
客観的にトラブルを見て、自分がどう感じたか書きます。
社外向けの顛末書の書き方は？
顛末書は、取引相手やお客さんなど、社外向けに作成することも
あります。
その際の書き方のコツは、上記で解説しています。
例文もあるのでわかりやすいでしょう。
基本的には、社外向けも社内向けも書く項目は同じです。
個人的な感情や言い訳は一切入れず、事実だけを述べます。
5W1Hを意識して書くと、時系列にまとめやすく書きやすいでしょう。
読み手もどのようなトラブルの内容なのか、要点を把握できます。
まとめ
いかがでしたか？
会社に勤めていても、必ず顛末書を書く機会があるとは限りません。というのも、顛末書はトラブルが起こった時だけに作成するものだからです。
トラブルに巻き込まれることがなければ、会社員人生で一度も顛末書を作成せずに終わることもあるでしょう。
また、たとえ業務上でトラブルが起こっても、企業に顛末書を書くシステムがなければ書く機会はないかもしれません。
万が一顛末書を書くことになっても、webサイトからwordやエクセルのテンプレートを無料ダウンロードできます。
顛末書は重大なトラブルの一部始終を語る文書です。
反省文である始末書と混同されやすいですが、顛末書は反省文を書くことが目的の書類ではないので、始末書とは別のものです。